デジタルツールを使って経理業務を効率化・脱属人化しませんか。クラウド会計ソフトを使った具体的な方法とは。

• 2022/11/24
• 経理業務・資金繰り・経理業務のアウトソーシングについて, ブログ

属人化している経理業務

自社の経理担当者が、何に時間をかけているのかよくわからない。そんな疑問をお持ちではありませんか。一人の経理担当者が情報を抱え込んでしまっては、経理業務が属人化してしまい、業務の無駄が見えづらくなってしまいます。クラウド会計の導入と一緒に経理業務の見える化をしませんか。

スタンドアローン型の会計ソフトによる経理業務が抱えていた課題

多くの場合、中小企業では、会計処理の記録用のパソコンに会計ソフトをインストールし、限られた担当者がそのパソコンに向かって日常業務を行うというものでした。

スタンドアローン型の会計ソフトを利用した経理では、その担当者だけがパソコンに向かいます。そのため、その経理担当者がいなくなってしまうと、関連する資料の保存場所や探し方がわからなくなるという経理業務の属人化による問題が起きやすかったりします。

クラウド会計への以降で業務効率化とともに、属人化している経理業務を効率化するとともに見える化してみませんか。

 

クラウド会計でできることには、下記のようなものがあります。

• 会計ソフトとネットバンキングが連携できる。
• システムの学習機能により、仕訳入力業務が効率化できる。
• 権限のある人は誰でも、いつでも、どこからでも、会計ソフトにアクセスすることができる。
• 取引に伴う請求書、領収書等の証憑書類はPDF形式などにデジタル化し、クラウド保存できる。

特に、取引データが自動的に会計ソフトに反映されるようになったことで、仕訳入力業務にかかる時間は短縮され、入力ミスも減らすことができるようになりました。

そして、ログインできる環境さえあれば、だれでも、どこからでもアクセスすることができるため、オフィスに経理担当者が出社しなくてもいい体制も作れます。

 

システム移行と見える化の手順

実際にスタンドアローン型の会計ソフトからクラウド会計ソフトへ移行する場合には、次のような手順を踏むことになります。

1.業務を洗い出す

会計業務において何をやっているのか洗い出します。実際に使われている証憑書類などを把握します。

2.洗い出した業務の要否を確認する

作業時間を把握すると同時に、その業務が本当に必要か判断します。経理業務が属人化していると、担当者がミスを防ぐ目的で過剰な自己チェック体制を築いている場合も少なくなく、ムダの原因となっているからです。

3.乗り換え作業を行う。

実際にクラウド会計ソフトを導入します。また、クラウド会計ソフトへ入力する証憑書類のデジタル化の手順を定め、それらの保存先となるクラウドストレージを用意します。

4.初期設定から日常業務へ

クラウド会計ソフトの導入には、円滑な日常業務を遂行するために、初期設定をしっかりと行うことが大切です。例えば、取引先マスタの登録、勘定科目体系の登録、振込先口座情報の登録などが挙げられます。

弊社の支援先では、クラウド会計を導入したことにより、それまで担当者しかわからないブラックボックスと化していた経理業務を見える化し、透明性の高いものに変えることに成功しています。

クラウド会計の導入にご興味あるかたは、ぜひお問い合わせください。