経理業務が属人化しやすい原因とは？属人化のリスクや解消する方法を解説

• 2024/06/22
• 業務効率化・DX（デジタル・トランスフォーメーション）・IT導入について, ブログ

経理業務の効率化とリスク管理の重要性を考える際、属人化が引き起こすリスクや問題点に目を向ける必要があります。
経理業務における属人化のリスクを理解し、効果的な解消策を講じることが、組織全体の効率性と安定性を高める鍵となります。

経理業務の属人化とは？

経理業務の属人化とは、特定の人物に業務が過度に依存する状態を指します。この問題が発生する主な理由は、業務プロセスが個人のスキルや知識に依存して設計されていることが挙げられます。
属人化が進行すると、その人物が退職や休暇を取った際に業務の停滞やミスが生じるリスクが高まります。経理業務においては、データの正確性や機密性が非常に重要なため、この問題を放置することは企業にとって大きなリスクとなります。
属人化を解消するためには、業務プロセスの明文化や自動化、チーム内での知識共有の徹底などが有効です。業務の透明化や教育の強化によって、組織全体で経理業務を適切に遂行できる体制を整えることが必要です。

経理業務が属人化してしまう原因

経理業務が属人化してしまう原因はさまざまですが、その中でも主な要因は経理人材の不足、ベテラン社員の独占、そしてマニュアルの不足が挙げられます。
まず、経理人材の不足は大きな問題です。人手不足で業務が処理しきれない状況が続くと、業務を完了させるために一部の担当者に集中させざるを得なくなります。その結果、その担当者の知識やスキルに依存してしまい、業務が属人化してしまう恐れがあります。
次に、ベテラン社員の独占も属人化の原因となります。長年経理業務を担当してきたベテラン社員が重要な情報やノウハウを一身に抱え、他の社員と情報共有が不足していると、その人がいなくなった場合に業務が滞るリスクが高まります。
また、マニュアルの不足も経理業務の属人化を引き起こす要因です。明確な業務手順やマニュアルが整備されていないと、業務の進め方が個人の経験や勘に左右されがちになります。これにより、業務の標準化や継承が難しくなり、属人化が進む可能性があります。
経理業務の属人化は業務のリスクを高めるだけでなく、新人育成や業務効率の向上を妨げる要因となります。そのため、経理人材の育成や継続的な教育、業務マニュアルの整備など、属人化を防ぐための取り組みが求められています。

経理人材の慢性的な不足により常に業務に追われている

経理業務が属人化してしまう原因の一つは、経理人材の慢性的な不足による業務過多です。経理部門が必要な人員を確保できず、業務量が限界を超えると、従業員1人が複数の業務を担当することが増えます。<その結果、個々の担当者が業務を効率的に引き継げなくなり、個人のスキルや知識に頼ることが増えてしまいます。
これが属人化のリスクを高め、他の人がタスクを引き継ぎにくくなる悪循環を招きます。経理人材不足が解消されることで、業務過多の問題が解消され、属人化を防ぐ一歩となります。

ベテラン社員が主要業務を独占している

経理業務が属人化してしまう原因の一つは、ベテラン社員が主要業務を独占していることです。
例えば、ベテラン社員が財務報告や予算作成などの業務を一手に引き受けてしまうと、その知識やスキルが一元化されてしまい、他の社員が業務を行う機会が減少します。
これによって、チーム全体の経験や能力が向上せず、ベテラン社員が休暇を取ったり退職した際に業務の停滞や混乱が生じるリスクがあります。

経理業務がマニュアル化されていない

経理業務がマニュアル化されていないと、個々の担当者の経験やスキルに依存してしまい、業務が属人化してしまうリスクが高まります。例えば、請求書の処理や帳簿の記入方法が人によって異なると、他の担当者が代わりに作業をする際に混乱が生じたり、ミスが発生する可能性があります。
経理業務のマニュアル化は、業務の効率化だけでなく、リスク管理にも重要です。
業務手順やポリシーを明確に定義し、継続的な教育やトレーニングを通じて体系化することで、属人化のリスクを軽減し、組織全体の業務品質を向上させることが可能です。

属人化の解消が見込める経理アウトソーシングサービス

経理業務の属人化のリスクを軽減し、業務効率化を図る手段として注目されているのが、経理アウトソーシングサービスです。
経理アウトソーシングは、外部の専門家やサービスプロバイダーに経理業務を委託することで、属人化を解消し、業務の安定性や効率化を実現します。具体的な効果としては、以下のような点が挙げられます。
まず、経理アウトソーシングによって複数の専門家が複数の企業に対応するため、業務の依存度が低くなります。このため、個人の退職や急な業務増加にも柔軟に対応可能となり、業務のリスクを軽減することができます。
さらに、経理アウトソーシングサービスを活用することで、専門家が持つ幅広い知識や経験を活用することができます。これにより、業務の品質向上や効率化が図れるだけでなく、最新の制度や法律の変化にも迅速に対応することが可能となります。
経理アウトソーシングが属人化を解消するメカニズムは、専門家集団による業務の共有と効率化にあります。例えば、ある会社専任の経理スタッフが退職した場合でも、外部の経理アウトソーシングサービスが円滑に業務引き継ぎを行い、業務の中断を最小限に抑えることができます。
結果として、経理アウトソーシングは属人化のリスクを軽減し、業務効率化を実現する有効な手段と言えます。企業は、このサービスを積極的に活用することで、業務の安定性や品質向上につながることが期待できます。

まとめ

経理業務が属人化しやすい原因は、業務の複雑化や個人のスキルに依存する状況が挙げられます。このような状況が続くと、業務の遅延やエラーのリスクが高まります。
属人化を解消するには、業務プロセスの明文化やマニュアル化、継続的な教育・トレーニングなどが効果的です。
この取り組みにより、業務の効率化やリスクの軽減が期待できます。経理業務の属人化から解放され、組織全体の業務効率向上につなげましょう。