経理業務IT化によるコスト削減 – 経費精算にムダな時間をかけていませんか。スマホでできるOCR機能。

• 2022/11/19
• 経理業務・資金繰り・経理業務のアウトソーシングについて, ブログ

経費精算業務にかかる時間やコストの削減について

間接業務にかかる時間やコストは可能な限り削減したいものです。たとえば社員の経費精算業務。営業社員が多ければ多いほど、各社員の営業活動に伴う経費精算が増えると考えられます。一人一人の精算額や精算業務にかける時間は少なくとも、年間で累計すると膨大な時間と手間をかけていることが簡単に想像できます。それらの時間を削減して、本来の営業活動にまわすことができるとしたらいかがでしょうか。旧態依然とした経費精算業務を行ってはいないでしょうか？

もしも、下記のような経費精算を、いま貴社で行っているとしたら、それは経費精算業務のアップデートを検討する合図かもしれません。

• 各社員が経費精算書を紙に印刷して経理に提出している。
• 印刷した経費精算書の裏に、申請経費の領収書を糊で貼っている。
• 各社員がエクセルのテンプレートを使って経費精算書を印刷している。
• 役員のクレジットカードは会計ソフトと連携していない。
• 申請から承認まで時間がかかる結果、経理処理の時間が減る。

上記のような旧態依然とした経費精算のやり方は、経理ミスを助長しかねません。具体的には、下記のようなミスが生じる原因となります。

• 印刷した経費精算書を紛失する。
• 経費精算書原本の到着までに時間を要する。
• 経費精算書に貼られた領収書がはがれて紛失する。
• 領収書の印字が物理的に消えてしまい、検証できなくなる。
• 経費精算書上に手入力のミスを生じる。
• 経費精算書上に記載された数字の転記ミスを生じる。

これらの問題を解決する方法として注目したいのが、最近では、経費精算ソフトもスマホで使えるものがでてきています。その機能の中で、OCRという写真などのデータから紙に書かれた文字を読み取りデータにする機能です。OCR機能により、現状下記のようなことが実現できるようになっています。

• 領収書をスマホで撮影して、取引内容をデジタルデータとして取得できる。
• 取得したデジタルデータを、会計システムに取り込むことができる。
• 会計システムに取り込まれた取引データが自動的に精算経費として集計される。
• 集計した精算経費を銀行振込データに変換して送金する。

スマホを持っていないビジネスマンはいないとさえ言えそうな現代、優秀なOCR機能のある経費精算アプリをスマホにダウンロードするだけで、正確かつ迅速な経費精算を手間が少なく行える時代になっています。さらに、今後の取引のペーパーレス化が進んでいく中では、紙をつかった精算業務そのものを見直すことが必要となってくるでしょう。

弊社では、経理業務にも知見をもつ経験豊富なITコンサルタントが、経理のIT化を支援しております。正確かつ迅速な経費精算を手間なくすすめたい方は、ご相談ください。