電子取引データの保存方法が改正されました。貴社の対応は十分ですか？

• 2022/12/26
• 経理業務・資金繰り・経理業務のアウトソーシングについて, ブログ

電子帳簿保存法の施行により、電子取引データの保存方法が改正されました。

 

令和5年12月31日までに行う電子取引については、保存すべき電子取引データを紙にプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示、提出すれば問題ありません。その後、令和6年1月1日より「保存要件」に沿った電子取引データの保存が必要となります。

 

対象となる書類の例

請求書、領収書、契約書、見積書など

これらに関する電子データを授受した場合には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要となります。

対象となる事業者

申告所得税、法人税に関して帳簿の保存義務がある全ての事業者が対象となります。

どのように保存するのか

保存については下記3点に留意する必要があります。

１改ざん防止の措置をとること。

具体的には、タイムスタンプの付与、履歴が残るシステムでの授受・保存といった方法がありますが、システム導入ができない事業者をふまえ「改ざん防止のための事務処理規定を定めて守る」方法があります。

２「日付・金額・取引先」で検索できるようにすること。

電子データのファイル名に「日付・金額・取引先」を付すことによって対応が可能です。

３ディスプレイ・プリンタを備え付けておくこと。

具体的な保存方法としては、データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに保存します。

例　20221221_500,000_アップスマート.pdf

電子取引データの保存におすすめのソフトウェア

Google Workspaceは、電帳法の要件を満たすための管理機能を有しています。具体的には、ファイルの訂正・削除の事実および内容の確認ができます。さらに「日付」「金額」「取引先」による検索が可能です。過去に保存したファイルも検索機能によって瞬時に探し出すことができます。